Mietverhältnis und Mieterwechsel
Übergabeprotokoll bei Ein- und Auszug
Das Übergabeprotokoll hält Zustand, Zählerstände, Schlüssel und Mängel bei Ein- oder Auszug fest. Sie können es direkt am Handy ausfüllen. Das PDF landet in Dokumente.
In immoflow: Alle Funktionen › Übergabeprotokolle
Schritt für Schritt
Alle Funktionen › Übergabeprotokolle öffnen und „Protokoll erstellen“ wählen. Aus dem Mietverhältnis starten Sie mit „Übergabeprotokoll (Einzug)“ oder „(Auszug)“ im Menü, Einheit und Art sind dann vorausgefüllt.
Im Schritt „Grunddaten“ Einzug oder Auszug, Einheit, Datum und Mieter prüfen.
Die Schritte „Räume“, „Zähler“, „Schlüssel“ und „Mängel“ durchgehen und Zustand, Stände und Mängel eintragen, auf Wunsch mit Fotos.
Beim Auszug erscheint der Schritt „Neu seit Einzug“. Er stellt Räume und Mängel dem Einzugsprotokoll gegenüber. Je Zeile wählen Sie „Unverändert“, „Neu“ oder „Verschlechtert“.
Im Schritt „Abschluss“ bestätigen beide Seiten mit Name und Häkchen. Dann „Abschließen“ wählen.
Ergebnis
immoflow legt das PDF in Dokumente ab und übernimmt die Zählerstände als Zählerstände des Zählers. Mit „Wieder öffnen“ in der Meldung lässt sich das Protokoll nachträglich ändern.
Sonderfälle
Übergabe liegt in der Zukunft
Sie können das Protokoll vorbereiten. Bestätigen und Abschließen ist erst am Übergabetag möglich.
Ohne Unterschrift abschließen
Die Bestätigung erfolgt mit Name und Häkchen. Fehlt eine Seite, bleibt „Ohne Unterschrift abschließen“ möglich. Das Protokoll kann später wieder geöffnet werden.
Mangel und Kaution
Zu einer Zeile können Sie einen Betrag für die Kautionsabrechnung vorschlagen. Abgezogen wird erst, wenn Sie den Posten in der Abrechnung übernehmen. Normale Abnutzung müssen Mieter nicht ersetzen; prüfen Sie im Einzelfall.
Eigenes Begleitschreiben
Unter Einstellungen › Briefkopf hinterlegen Sie bei „Begleitschreiben zum Übergabeprotokoll“ einen eigenen Text. Platzhalter wie {{mieter.name}}, {{objekt.adresse}} und {{uebergabe.datum}} fügen Sie per Klick ein, immoflow füllt sie aus. Das PDF beginnt dann mit dem Schreiben, das Protokoll folgt auf der nächsten Seite. Ohne Text bleibt das PDF wie bisher. Verschickt wird nichts automatisch.
Kein Einzugsprotokoll vorhanden
Dann gibt es den Schritt „Neu seit Einzug“ nicht. Das Auszugsprotokoll steht für sich.
Zähler wurde gewechselt
Im Schritt „Zähler“ schlägt immoflow nur aktive Zähler der Einheit vor. Der alte Zähler nach einem Zählerwechsel ist inaktiv und erscheint nicht. Brauchen Sie ihn doch, etwa für den Ausbaustand, schalten Sie „Inaktive Zähler zeigen“ ein und wählen „Übernehmen“. Schon gespeicherte Protokolle bleiben unverändert.
Stand: 05.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.
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