Kostenlos starten

Sicherheit & Datenschutz

Sicherheit und Datenschutz in immoflow

Mieterdaten sind sensibel. immoflow schützt Ihr Konto mit Zwei-Faktor-Anmeldung, trennt die Daten jeder Organisation in der Datenbank, speichert Datenbank und Dateien in der EU und gibt Ihnen Export und Löschung selbst in die Hand.

Kostenlos startenLive-Demo ansehen

Bis 25 Einheiten dauerhaft kostenlos. Ab der 26. Einheit wechseln Sie in den Tarif Professional, dann kostet jede Ihrer Einheiten 0,99 € im Monat inklusive MwSt.

  • Datenbank und Dateien in der EU (Frankfurt)
  • Zwei-Faktor-Anmeldung
  • Export und Löschung selbst steuern
Einstellungen, Sicherheit: Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App einrichten

Datenschutz in der Immobilienverwaltung: worauf es ankommt

Wer vermietet, verarbeitet personenbezogene Daten: Namen, Anschriften, Bankverbindungen, Zahlungen und manchmal auch die Zahl der Personen im Haushalt. Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, dass diese Daten angemessen geschützt sind und Sie wissen, wo sie liegen und wer darauf zugreift. Eine Excel-Datei auf dem Laptop oder ein geteilter Ordner in der Cloud erfüllt das oft nur mit viel Aufwand.

immoflow ist für diese Anforderungen gebaut. Jede Organisation hat ihren eigenen, abgeschlossenen Datenbestand. Die Trennung ist direkt in der Datenbank verankert und wird für jede einzelne Tabelle automatisch getestet: Eine fremde Organisation sieht nichts. Wer in Ihrer Organisation was darf, legen Sie mit vier Rollen fest.

Nicht alles läuft in der EU, und das sagen wir offen: Für den Versand von E-Mails, also Briefe, Abrechnungen und Einladungen, nutzt immoflow den Dienstleister Resend mit Sitz in den USA. Der optionale KI-Import (Beta) gibt das hochgeladene Dokument zum Auslesen an einen KI-Anbieter weiter, der in der EU oder in den USA verarbeiten kann. Alle Dienstleister mit Verarbeitungsort nennt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Ihre Daten gehören Ihnen. Sie können jederzeit alles als ZIP-Datei exportieren und Ihre Organisation selbst löschen. Wie wir mit Daten umgehen, steht in der Datenschutzerklärung, die Pflichten als Auftragsverarbeiter in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Was wir nicht behaupten

Wir werben nicht mit Siegeln, „bankensicher“ oder Angaben, die wir nicht belegen können. Was auf dieser Seite steht, ist in der Software umgesetzt und geprüft.

Echte Ansichten aus der App

Sicherheit, die Sie selbst einstellen

Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App

Unter Einstellungen › Sicherheit richten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung in wenigen Schritten ein. Ist sie aktiv, prüft nicht nur die Anmeldeseite den zweiten Faktor, sondern auch der Server bei jedem Zugriff auf Ihre Daten.
  • Einmal-Codes aus einer Authenticator-App (TOTP)
  • Zweites Gerät hinterlegbar
  • Serverseitig erzwungen, nicht nur im Browser
Einstellungen, Sicherheit: Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App einrichten

Nutzer und Rollen

Laden Sie Ihr Team, Ihre Steuerberatung oder Eigentümer per E-Mail ein und legen Sie fest, was jede Person darf. Die Rollen sind in der App in einem Satz erklärt.
  • Inhaber: darf alles, auch Inhaber ernennen
  • Admin: bearbeiten, einladen, Rollen vergeben, Briefkopf
  • Mitarbeiter: Objekte, Buchungen, Briefe und Dokumente bearbeiten
  • Lesezugriff: alles ansehen, nichts ändern
Einstellungen, Nutzer & Rollen: Person einladen, Rollen Inhaber, Admin, Mitarbeiter und Lesezugriff erklärt

Export und Löschung per Klick

Unter Einstellungen › Datenschutz exportieren Inhaber und Admins alle Daten der Organisation als ZIP-Datei. Die Löschung beantragt der Inhaber, mit 30 Tagen Frist zum Zurücknehmen.
  • ZIP mit Tabellen (CSV, JSON) und allen Dokumenten
  • Organisation während der Frist schreibgeschützt
  • Danach endgültige Löschung
Einstellungen, Datenschutz: alle Daten der Organisation exportieren oder die Löschung beantragen

Funktionen

Schutzmaßnahmen im Überblick

  • Datenbank und Dateien in der EU

    Datenbank, Anmeldung und Dateien bei Supabase in Frankfurt am Main, mit Auftragsverarbeitungsvertrag.

  • Zwei-Faktor-Anmeldung

    Authenticator-App mit Einmal-Codes, auf dem Server durchgesetzt.

  • Organisationen und Rollen

    Daten je Organisation getrennt, vier Rollen, Einladungen per E-Mail.

  • Export und Löschung

    Alle Daten als ZIP, Löschung mit 30 Tagen Rücknahmefrist.

  • Protokoll

    Kritische Aktionen werden protokolliert. E-Mail-Adressen stehen dort nur als Prüfsumme (Hash).

  • Keine Tracker in der App

    Keine Analyse- oder Werbedienste in der Anwendung. Auf der Website nur nach Einwilligung.

Technik

Wie die Trennung der Daten funktioniert

Jede fachliche Tabelle in immoflow, von Objekten über Buchungen bis zu Dokumenten, trägt die Kennung der Organisation, zu der ein Datensatz gehört. Die Datenbank prüft bei jeder Abfrage, ob die angemeldete Person Mitglied dieser Organisation ist. Diese Regeln (Row Level Security) gelten unabhängig davon, welche Seite oder Funktion die Daten anfragt.

Wir prüfen das mit automatischen Tests: Für jede Tabelle wird getestet, dass eine fremde Organisation keine Daten sieht. Hat eine Person die Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet, verlangt die Datenbank für den Zugriff eine Sitzung mit bestätigtem zweitem Faktor. Dateien liegen in einem privaten Speicher, getrennt nach Organisation, und werden nur über zeitlich begrenzte Links angezeigt.

Geldbeträge speichert immoflow als ganze Cent. Das ist keine Sicherheitsfrage im engeren Sinn, schützt aber vor Rundungsfehlern in Abrechnungen und Auswertungen.

FAQ

Häufige Fragen

Wo liegen meine Daten?

Datenbank, Anmeldung und Dateien betreiben wir über den Dienstleister Supabase in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main, also in der EU. Mit Supabase besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Verbindung zwischen Ihrem Browser und immoflow ist verschlüsselt.

Wie richte ich die Zwei-Faktor-Anmeldung ein?

Unter Einstellungen › Sicherheit scannen Sie einen QR-Code mit einer Authenticator-App auf Ihrem Handy und bestätigen mit dem angezeigten Code. Danach fragt immoflow bei jeder Anmeldung zusätzlich nach dem Code. Sie können ein zweites Gerät hinterlegen.

Bekomme ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Ja. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung finden Sie unter Rechtliches › Auftragsverarbeitung. Sie gilt für die personenbezogenen Daten Ihrer Mieter, die Sie in immoflow verarbeiten.

Kann ich alle meine Daten exportieren?

Ja. Inhaber und Admins laden unter Einstellungen › Datenschutz eine ZIP-Datei mit allen Daten der Organisation herunter: Objekte, Mietverhältnisse, Kontakte, Buchungen, Briefe und alle hochgeladenen Dokumente, Tabellen als CSV und JSON.

Was passiert, wenn ich meine Organisation lösche?

Der Inhaber beantragt die Löschung. Danach gilt eine Frist von 30 Tagen, in der Sie die Löschung zurücknehmen können; die Organisation ist in dieser Zeit schreibgeschützt. Nach Ablauf werden die Daten und Dokumente endgültig gelöscht.

Nutzt immoflow Tracking in der App?

Nein. In der App laufen keine Analyse- oder Werbe-Tracker. Auf der Website werden solche Dienste nur geladen, wenn Sie im Cookie-Banner eingewilligt haben.

Passende Funktionen und Ratgeber

Sicher starten, kostenlos bis 25 Einheiten

Konto anlegen, Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten und Ihr Team einladen.

Kostenlos startenLive-Demo ansehen

Bis 25 Einheiten dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte.